En réponse à la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises ont demandé à leur personnel de travailler à distance. Pour de nombreux employés, c’était la première fois qu’ils travaillaient hors du bureau et qu’ils étaient séparés de leurs collègues.
Contrairement à la croyance populaire, l’adoption de la politique de travail à distance reste un immense défi. En tant que gestionnaire d’une équipe à distance, vous devez être conscient des défis uniques auxquels votre équipe distribuée est confrontée, tels que le manque de supervision en personne, la mauvaise collaboration avec l’équipe, le fuseau horaire différent, l’isolement social et les distractions à la maison. Je me suis fait aider par anydesk . Si vous voulez découvrir l’outil anydesk, c’est par ici.
Voici cinq tactiques éprouvées pour assurer une communication efficace dans votre équipe à distance.
1. Augmenter la productivité de l’équipe avec un outil de gestion de projet
Une gestion de projet efficace est le cœur de votre entreprise. Étant donné que vos employés travaillent à partir de plusieurs endroits, le suivi des tâches et des échéances via des feuilles de calcul Google ou des boîtes aux lettres électroniques encombrées leur prendrait beaucoup de temps.
C’est là que vous devriez envisager d’investir dans un outil de gestion de projet en nuage comme Basecamp, Trello ou Asana. Avec ces solutions logicielles, vous pouvez diviser votre travail en plusieurs projets. Ainsi, vous pouvez réunir les employés travaillant sur le même projet et assurer leur communication efficace.
Ils pourront créer de nouvelles listes de tâches, ajouter des affectations et fixer des échéances. Au sein de chaque projet, ils peuvent partager des fichiers en temps réel et utiliser un calendrier partagé pour rester en tête de leurs priorités.
2. Instaurer une culture du feedback pour votre équipe à distance
Lorsqu’ils travaillent en interne, les employés ont l’habitude de voir leurs responsables et leurs collègues tous les jours. Ils leur parlent régulièrement et utilisent leurs compétences en communication pour comprendre ce que leur équipe ressent à leur égard. En revanche, lorsqu’ils travaillent à distance, vos employés ne disposent pas de ces repères essentiels. Pour remonter leur moral, vous devez vous concentrer sur la création d’une culture du feedback et nourrir une communication efficace.
Toujours avoir le temps de bavarder.
Gérer une équipe à distance ne consiste pas seulement à programmer une réunion en ligne pour discuter de ce qui doit être fait et à envoyer des monceaux d’e-mails. Vous devez également instaurer un climat de confiance avec les employés en leur offrant les possibilités de communiquer efficacement. L’un des moyens les plus efficaces d’y parvenir est d’établir des rapports avec chaque membre de votre équipe à distance.
Des réunions régulières en tête-à-tête vous permettront d’apprendre à connaître les personnes que vous ne voyez que lors des réunions en ligne hebdomadaires. Ainsi, vous apprendrez à connaître votre personnel à distance en tant que personnes à part entière, avec des craintes, des problèmes, des motivations, des préférences et des parcours professionnels uniques.
Vu qu’il est difficile pour vos employés à distance de vous joindre ponctuellement, vous devriez réinventer votre politique de porte ouverte et programmer des réunions plus longues. Par exemple, vous pourriez accorder à chaque employé une heure complète chaque semaine afin de pouvoir les écouter attentivement et de vous plonger dans leurs commentaires.
3. Fixez les normes d’une communication efficace
Donner à chaque outil de communication un objectif désigné.
Avec un large éventail d’outils de messagerie instantanée, d’applis d’appel, d’outils de vidéoconférence, d’outils de gestion de projet et de plateformes de messagerie, la communication au sein de l’équipe peut rapidement devenir chaotique. Les distractions et la confusion permanentes ne feront que frustrer vos collaborateurs et mettre un frein à leur motivation et à leurs performances.
En tant que responsable d’une équipe à distance, votre objectif est d’éviter cela en facilitant la communication de vos employés à distance. Pour commencer, vous devez donner, à chaque plateforme de communication que vous utilisez, un objectif clair.
Déterminer le type de communication approprié.
Alors que certains employés privilégient les messages courts et concis, d’autres rédigent des réponses détaillées par courriel. Leurs préférences, le ton, les délais de réponse et la tolérance à l’humour varient également.
S’il est normal que chacun ait son propre style de communication, votre objectif en tant que chef d’équipe est d’insérer de la clarté, de la cohérence et de la prévisibilité dans les communications des employés. Pour commencer, créez des directives claires sur ce qui est (non) approprié en termes de sujets, de langage et de contenu numérique.
4. Prévoyez du temps pour le plaisir
Dans un bureau, vos employés passent beaucoup de temps ensemble. Ils travaillent côte à côte, prennent les pauses déjeuner ensemble et discutent autour de la fontaine à eau.
Même si vos employés n’ont pas de machine À café réelle, vous pouvez en créer une virtuelle. Par exemple, créez un espace d’équipe pour les connexions sociales, comme un microblog, un groupe Facebook, etc. C’est là que vos employés peuvent partager des contenus qui ne sont pas liés au travail. Encouragez-les à partager des photos de leurs animaux de compagnie, à parler de leurs choix de déjeuner, à envoyer des cartes d’anniversaire et à poster des GIF amusants et des liens YouTube.
Ces canaux supprimeront le sentiment de distance entre vos employés et poseront les bases d’une collaboration future. Plus important encore, ils sont parfaits pour créer des rituels d’entreprise amusants. Par exemple, vous pourriez mettre votre bureau en ligne avec des événements numériques, comme une soirée pizza virtuelle.
5. Fournir des encouragements
Écoutez vos employés et faites preuve d’empathie pour leurs problèmes. Par exemple, si vous remarquez qu’un de vos meilleurs employés a des difficultés, demandez-lui si le scénario de travail à distance lui convient. Écoutez-les attentivement pour comprendre la source de leurs préoccupations.
Vous devez reconnaître le stress et l’anxiété des employés et, en même temps, aider votre équipe à distance à les vaincre. Faites savoir à vos employés que vous comprenez ce qu’ils ressentent en ces temps incertains et montrez-leur que tout est sous contrôle. Prouvez que vous croyez en eux.
